Cara Membuat Email Bisnis di Zoho Mail
Arsipbiru.com - Bagi Anda yang memiliki bisnis tentunya membutuhkan email sebagai upaya branding dan membangun kepercayaan konsumen dan rekan bisnis. Jika Anda telah menyewa jasa hosting, tentu sangat mudah untuk membuat email dengan domain sendiri. Namun, bagi Anda yang memiliki budget pas-pasan tidak usah berkecil hati karena masih banyak situs yang menyediakan layanan email bisnis gratis selamanya, tapi profesional. Salah satunya adalah Zoho Mail.
Meskipun belum sepopuler Gmail, Zoho Mail menawarkan fitur yang tidak kalah lengkap. Salah satu fitur tersebut adalah Anda dapat membuat email bisnis dengan menggunakan domain sendiri. Dengan adanya fitur tersebut, email Anda akan terlihat profesional.
Apa itu Zoho Mail?
Zoho Mail adalah salah satu produk dari Zoho yang menawarkan layanan untuk membuat email pribadi maupun bisnis. Layanan tersebut bersifat multi-platform. Artinya, Anda bisa menggunakannya melalui browser, aplikasi desktop (Windows, MacOS, dan Linux), serta aplikasi mobile (Android dan iOS).
Zoho Mail memiliki beberapa keunggulan di antaranya adalah tampilan yang intuitif yang memberikan kemudahan bagi pengguna serta layanan email yang aman dan terenkripsi dengan jaminan privasi dan bebas iklan. Sehingga tidak heran kalau Zoho Mail dipercaya lebih dari 11 ribu pengguna di seluruh dunia.
Untuk menggunakan Zoho Mail, Anda bisa melakukan registrasi dengan gratis. Selain itu, Zoho Mail juga menyediakan layanan berbayar dengan berbagai pilihan fitur premium.
Cara Membuat Email di Zoho Mail
Bagi Anda yang ingin membuat email dengan domain sendiri di Zoho Mail dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini.
1. Kunjungi laman https://www.zoho.com/mail/. Maka tampilannya akan seperti di bawah ini. Disitu nanti terdapat dua pilihan, yaitu email bisnis dan email pribadi. Jika Anda ingin membuat email bisnis, maka tandai pada email bisnis dan klik Daftar Gratis.
2. Lalu gulir ke bawah hingga menemukan tampilan seperti di bawah ini. Pilih bagian Paket Gratis Selamanya dan klik Daftar Sekarang.
3. Selanjutnya akan muncul tampilan di bawah ini.
4. Isikan kolom yang tersedia dengan informasi yang dibutuhkan dan klik Sign Up.
5. Selanjutnya kode verifikasi akan dikirim melalui email atau nomor handphone yang didaftarkan di tahap sebelumnya. Nah, kebetulan disini kami menggunakan alamat email dari Gmail untuk verifikasi.
6. Jika Anda menggunakan email juga, maka cek inbox email Anda dan pastikan kode verifikasi telah dikirim oleh pihak Zoho. Setelah itu, masukkan kode tersebut di kolom yang tersedia dan Klik Verify.
7. Selamat! Anda telah berhasil membuat akun Zoho Mail. Selanjutnya Anda akan langsung diarahkan ke halaman dashboard seperti di bawah ini.
Cara Setting Zoho Mail dengan Domain Sendiri
Jika akun Zoho Mail Anda sudah siap, maka saatnya melakukan setting custom domain untuk Zoho Mail. Simak langkah-langkah berikut ini.
1. Menyiapkan Domain yang Aktif
Pastikan Anda sudah memiliki domain yang aktif untuk digunakan. Jika belum memiliki domain, silahkan daftar dahulu DISINI.
Setelah domain Anda aktif, saatnya melanjutkan ke langkah berikutnya untuk setting domain sendiri pada Zoho Mail.
2. Menghubungkan Domain dengan Zoho Mail
Untuk menghubungkan domain dengan Zoho Mail, silahkan masuk ke akun Zoho Mail Anda. Selanjutnya Anda akan dihadapkan dengan tampilan yang mengharuskan untuk mengaktifkan Two Factor Authentification. Jika Anda tidak ingin mengaktifkannya maka klik Remind Me Later di pojok kanan bawah.
Selanjutnya Anda pilih Create domain based email account in Zoho. <username>@<yourdomain.com> dan klik Proceed.
Lalu Anda gulir ke bawah hingga menemukan bagian We also have a Free Plan for you dan klik Try Now. Maka tampilannya akan seperti di bawah ini.
Klik Add Now dan isikan kolom yang dibutuhkan dengan benar.
Jika semua kolom yang diisikan sudah benar, maka klik Add. Selanjutnya Anda disuruh untuk memverifikasi kepemilikan domain dengan menggunakan berbagai metode seperti TXT, CNAME, dan HTML.
Pada contoh kali ini, kami akan menggunakan TXT Method. Yang perlu dilakukan adalah mencatat informasi yang diberikan, yaitu:
Name/Host/Alias
Value/Point To/Destination
Selanjutnya, ikuti panduan yang diberikan.
Pertama, silahkan mengakses Member Area tempat di mana Anda membeli domain.
Kedua, silahkan masuk ke bagian domain, dan pilih Kelola Domain.
Ketiga, pilih menu Manage DNS untuk memasukkan TXT record yang telah dicatat. Silahkan klik Add New Record.
Keempat, masukkan informasi Name dan Value pada kolom yang disediakan.
Name/Host/Alias: @
Record Type: TXT
TTL: 14400
Value/Point To/Destination: Isi dengan value yang ditampilkan.
Pastikan semua informasi tercatat dengan benar, dan klik Save Record.
Kelima, Anda bisa melakukan verifikasi pada halaman Domain Setup Zoho Mail. Klik Verifiy.
3. Membuat Akun Admin Zoho Mail
Setelah proses di atas berhasil, Anda akan diarahkan untuk membuat username untuk admin akun Zoho Mail Anda. Isikan username pada kolom yang disediakan dan klik Create Account.
Setelah berhasil, sesuai dengan kewenangan Anda sebagai Admin, Anda dapat menambahkan user lain di dalam akun Zoho Mail Anda. Hal ini terutama bermanfaat bagi email bisnis dengan banyak pengguna. Silahkan klik Proceed To Add Users.
Jika tidak ingin melakukannya, cukup klik Skip atau Proceed To Setup Groups.
4. Menambahkan User
Bagi Anda yang ingin menambakan user di dalam akun Zoho Mail Anda, silahkan simak langkah-langkah berikut ini.
Pertama, masukkan informasi nama lengkap pengguna, email yang akan digunakan, dan password.
Kedua, jika semua informasi telah diisi dengan benar, maka klik OK untuk menyimpan perubahan.
Ketiga, klik Back to Setup untuk melanjutkan tahapan pengaturan.
Keempat, jika tahapan ini telah selesai, maka klik Proceed To Setup Groups untuk melanjutkan proses berikutnya.
5. Menambahkan Grup
Seperti halnya menambahkan user, Anda dapat menambahkan grup email. Grup ini dapat berupa departemen dari perusahaan Anda atau yang lainnya. Jika Anda ingin membuat grup email, silahkan klik Create dan isikan informasi yang dibutuhkan dengan benar.
Berikut data yang harus Anda tentukan ketika membuat group.
- Group Name: Nama grup email yang akan digunakan.
- Group Logo: Logo untuk mengenali grup yang dibuat.
- Group Email Address: Nama email untuk grup tersebut.
- Access Level: Hak akses untuk email grup yang dibuat (semua orang, anggota organisasi, anggota grup, atau moderator)
- Moderators: Pengguna yang akan mengawasi aktivitas di dalam grup email.
- Member: Daftar nama anggota grup email.
- Description: Penjelasan dari grup yang dibuat.
Setelah mengisikan informasi tersebut, klik Create Group. Lalu pilih Back to Setup.
Selanjutnya jika semua tahapan ini telah selesai, silahkan klik Proceed To DNS Mapping.
6. Konfigurasi Pengiriman Email
Untuk dapat menerima email tanpa kendala menggunakan Zoho Mail dengan custom domain, Anda perlu melakukan konfigurasi MX Record. Namun, Anda harus menghapus MX Record yang telah tercatat pada domain Anda terlebih dahulu.
Caranya, silahkan masuk kembali ke Member Area.
Kemudian, masuk ke menu Domain dan pilih Kelola Domain. Pada bagian Manage DNS, hapus MX Record dengan klik ikon tempat sampah.
Langkah selanjutnya adalah menambahkan MX Record. Terdapat tiga MX Record Zoho Mail, yaitu:
Host: @
TTL: 14400
Value: mx.zoho.com
Priority: 10
Host: @
TTL: 14400
Value: mx2.zoho.com
Priority: 20
Host: @
TTL: 14400
Value: mx3.zoho.com
Priority: 50
Dari Manage DNS pada Member Area Anda, klik Add New Record. Kemudian, isikan informasi MX Record tersebut satu per satu. Klik Save Record untuk menyimpan perubahan. Di bawah ini adalah tampilan hasil pengisian MX Record.
Tunggu sekitar 30 menit hingga satu hari untuk perubahan propagasi. Selanjutnya Anda dapat melakukan proses pengaturan spam email.
Zoho Mail memiliki fitur untuk mengelola spam email. Artinya, Anda menambahkan tanda tangan digital untuk memvalidasi bahwa email yang Anda kirimkan memang berasal dari akun Anda. Hal ini untuk mencegah akun email Anda menjadi korban email spoofing atau kejahatan pemalsuan email.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan melakukan konfigurasi SPF dan DKIM. Jika ingin melakukannya, Anda bisa mencatat TXT Hostname dan TXT Value yang ditampilkan.
Kemudian, tambahkan sebagai TXT Record pada halaman Manage DNS tanpa menghapus TXT Record lain yang sudah ada. Sehingga hasil pengisian akan tampak seperti di bawah ini.
Jika semua record telah ditambahkan ke Manage DNS, maka klik Verify All Records.
Selanjutnya Anda klik Skip To Email Migration untuk melanjutkan proses selanjutnya.
7. Migrasi Email
Tahapan selanjutnya adalah melakukan migrasi email. Hal ini bermanfaat bagi Anda yang telah menggunakan layanan email lain sebelumnya. Terdapat lima pilihan migrasi yang bisa dilakukan, yaitu:
- Migrasi IMAP/POP
- Migrasi dari layanan G Suite untuk pengguna Google
- Migrasi dari layanan Office 365
- Migrasi dari Microsoft Exchange Server
- Zoho Exchange Migration Wizard
Silahkan tentukan migrasi mana yang ingin Anda gunakan, dan klik Proceed to Migration pada bagian Email Migration di halaman Domain Setup.
Pada halaman Migration, silahkan Anda isikan informasi pada kolom yang disediakan sesuai dengan jenis migrasi yang diinginkan, antara lain:
- Migration Name: Nama untuk langka migrasi yang akan dilakukan.
- Migration Protocol: Jenis migrasi yang akan dilakukan (App, POP, IMAP).
- Server Type: Layanan yang digunakan (Gsuite, Office 365, Exchange).
- Applications: Layanan yang akan dimigrasikan (Mail, Contacts, Calendar).
- Maximun Connection Limit: Silahkan tentukan jumlah koneksi maksimum antara 0 hingga 50.
- Exclude Folder List: Folder yang ingin dikecualikan dari proses migrasi.
- Do not list migrated mails in POP: Biarkan dalam keadaan deafult, Yes.
- Storage usage during migration: Tentukan jumlah storage yang akan digunakan selama proses migrasi berjalan. Jika ragu, biarkan dalam keadaan deafult.
Setelah semua informasi terisi dengan benar, silahkan klik Authenticate. Selanjutnya, klik Back to Setup untuk melanjutkan pengaturan.
8. Akses Perangkat Mobile
Sebagai layanan multi-platform, Zoho Mail memungkinkan Anda untuk mengelola email di mana pun dan kapan pun. Untuk melakukannya, Anda dapat menggunakan aplikasi mobile yang suda disediakan baik untuk Android dan iOS, antara lain:
- Zoho Mail Admin App bisa digunakan oleh administrator untuk mengelola pengguna, me-reset password, dan task lainnya dengan hak akses admin.
- Zoho Mail Inbox Insight merupakan aplikasi untuk mengelola notifikasi email yang diterima berdasar pengirim dan folder email tertentu yang penting.
- Zoho Mail adalah aplikasi utama untuk mengirim dan menerima email menggunakan layanan Zoho secara mobile.
9. Pengujian Pengiriman Email
Setelah semua pengaturan selesai, selanjutnya Anda lakukan pengujian dengan mencoba mengirimkan email melalui akun Zoho Mail yang telah dibuat sebelumnya. Berikut adalah tampilan email yang dikirim melalui akun Zoho Mail.
Selesai. Semoga bermanfaat.
Posting Komentar